Intitulé du poste: SECRÉTAIRE (local) (contrat à durée déterminée)

Niveau: N/A 

Date limite : 25 septembre 2026

Départements/Divisions : Institut africain de droit international (AIIL)

Intitulé du poste du supérieur hiérarchique : Recteur

L'Institut africain de droit international (AIIL) (ci-après dénommé « l'Institut ») recrute un(e) secrétaire (contrat à durée déterminée) qui sera placé(e) sous l'autorité du recteur. Il/Elle assurera un soutien administratif et de secrétariat, veillera au bon fonctionnement quotidien du bureau, coordonnera toutes les activités de gestion administrative et gérera les relations du bureau avec les unités organisationnelles et les parties externes.

Fonctions et responsabilités

Sous la supervision générale du recteur, le titulaire du poste exercera les fonctions suivantes :

• Organiser et gérer le secrétariat du recteur.
• Superviser le système de traitement, de classement et de suivi des documents au sein du service d'accueil.
• Aider à la gestion et à la mise à jour de l'agenda et de la messagerie électronique du recteur.
• Filtrer et orienter les visiteurs, la correspondance, les e-mails et les appels téléphoniques, en signalant les questions urgentes et prioritaires nécessitant l'attention du recteur.
• Rédiger, saisir et envoyer des notes de service, des lettres d'accusé de réception et des réponses à la correspondance, puis assurer le suivi auprès des membres concernés de l'équipe du Front Office.
• Relire les documents courants destinés au recteur pour examen et signature, en concertation avec les membres concernés de l'équipe de la direction.
• Organiser des réunions entre le recteur et les principales parties prenantes, tant au sein de l'Institut qu'à l'extérieur, et rassembler la documentation et les notes d'information pertinentes.
• Répertorier les rendez-vous, invitations et autres demandes de réunions hebdomadaires.
• Coordonner l'organisation du voyage et de l'hébergement, et constituer un dossier contenant l'ordre du jour et les documents de référence.
• Assurer une bonne coordination entre le bureau du recteur et les autres sites, les partenaires externes et les clients.
• Organiser les dispositions nécessaires pour les visiteurs.
• Assurer le soutien administratif du recteur, notamment en préparant les formulaires administratifs et en traitant les demandes dans SAP.
• Apporter un soutien administratif aux membres de la direction.
• Toutes les autres tâches de secrétariat et d'administration qui lui sont demandées ou confiées par le recteur.

CE POSTE N'EST PAS SOUMIS AUX CONDITIONS GÉNÉRALES INTERNATIONALES
(Les titulaires de ce poste seront considérés comme des agents locaux et ne bénéficieront donc pas du statut international)

Critères de sélection (y compris les compétences, connaissances et expériences souhaitées)

• Au minimum un diplôme ou son équivalent en gestion d'entreprise, commerce, administration, gestion de bureau ou dans une discipline connexe, de préférence complété par des formations en secrétariat, en formation/administration/gestion de bureau, etc.
• De préférence, au moins quatre (4) ans d'expérience pratique et pertinente, acquise de manière progressive au sein d'un cabinet de direction (au sein d'une grande organisation).
• De solides compétences en matière de service client, un bon sens de l'organisation et de la planification, la capacité à mener plusieurs tâches de front, le souci du détail et la capacité à travailler au sein d'une équipe diversifiée.
• Excellentes compétences en communication écrite et orale en anglais ou en français ; la maîtrise de la deuxième langue constituera un atout supplémentaire.
• Maîtrise parfaite des logiciels courants (Word, Excel, Access, PowerPoint, SAP).
• Bonnes compétences en dactylographie.
• Excellent sens de l'initiative, respect de la confidentialité, enthousiasme et esprit d'équipe.

Date prévue de prise de fonction : 1er octobre 2026

Conditions générales détaillées : disponibles sur simple demande – E-mail : [email protected]

Seuls les candidats qui répondent pleinement aux critères de l'Institut et dont la candidature est retenue pour un entretien seront contactés. Les candidatures ne seront prises en compte que si elles sont soumises en ligne et accompagnées d'un curriculum vitae (CV) complet joint à l'e-mail < [email protected] >. Le recteur se réserve le droit de nommer un candidat à un poste de niveau inférieur. L'AIIL est un employeur garantissant l'égalité des chances et les candidates sont vivement encouragées à postuler.